Referenzen
Seit 2013 begleiten wir Organisationen im Mittelstand bei komplexen Vorhaben. Unsere Fallstudien zeigen, wie wir Strategie, Prozesse und Systeme so verbinden, dass nachhaltige Wirkung entsteht.
50+
Einführungen und Umbauten
17+
Jahre CRM des Gründers
11
Branchen
Unternehmen, die uns vertrauen
Fallstudien
Drei Fälle in voller Länge, von der Ausgangslage bis zum Ergebnis. Alles Weitere steht kompakt im Register am Ende der Seite.
Fallstudie 01 · UniElektro · Handel
Wie einer der führenden Elektrogroßhändler Deutschlands SAP, CRM und Marketing zusammenführte, im laufenden Betrieb und ohne Datenverlust.
Zur vollständigen FallstudieHunderte Vertriebsmitarbeiter, mehrere Geschäftsbereiche, und ein Kundenbild, das in Fragmente zerfiel: Kundeninformationen lagen verstreut in SAP, einem veralteten On-Premise-CRM und diversen Excel-Listen. Der Vertrieb bei UniElektro konnte nicht sehen, was der Innendienst wusste, und umgekehrt. SAP und CRM waren zwei getrennte Welten ohne Datenaustausch.
Auch das Marketing hatte keine belastbare Grundlage: Kampagnen basierten auf Bauchgefühl statt auf Daten und liefen ins Leere, weil Segmentierung und Targeting fehlten. Gleichzeitig stand die Migration der Dynamics-On-Premise-Umgebung in die Cloud an, im laufenden Betrieb, ohne Datenverlust. Eine unternehmensweite Transformation war überfällig, technisch wie strategisch.
Der Schlüssel war nicht die Technologie, sondern die Vorarbeit. Erst in Anforderungsworkshops mit allen Stakeholdern klären, was sich verändern muss, dann konfigurieren. Die fachliche Führung lag bei KAISERSTADT, von der Anforderungsaufnahme über die User Stories in DevOps bis zur Qualitätssicherung.
„Ein CRM, das unseren Vertrieb steuert, nicht nur dokumentiert."
Dann die Umsetzung: ein einheitliches Datenmodell für Kunden, Produkte und Aktivitäten. Eine Delta-Schnittstelle, die SAP und CRM in Echtzeit synchronisiert, in beiden Richtungen. Die vollständige Migration aller Bestandsdaten, abgesichert durch ein eigenes Migrationstool. Und die Ablösung der alten Marketinglösung durch Customer Insights, mit Segmenten, Journeys und Consent-Management.
Heute arbeitet der gesamte Vertrieb von UniElektro auf einer Cloud-Plattform. Jeder Mitarbeiter sieht dasselbe Kundenbild, unabhängig von Abteilung oder Standort. Die Schnittstelle eliminiert doppelte Datenpflege, Kampagnen laufen auf Basis echter Kundendaten. Und das System wird weiterentwickelt, mit festem monatlichem Budget und direktem Draht zum Team.
Kurz notiert
Ausgangslage, Vorgehen, Ergebnis, verdichtet auf das Wesentliche. Zu den Hintergründen einzelner Projekte sprechen wir gern im Gespräch.
Energie
Das Dynamics-System eines der größten deutschen Energiedienstleister musste auf die neuste Version, im laufenden Betrieb, für die gesamte Organisation gleichzeitig. Supportprozesse und Anlagensteuerung wurden dafür neu konzipiert. Am Stichtag war das System für mehr als 1.000 Anwender live, die HyperCare-Phase verlief reibungslos.
Stichtag umgestellt ohne Parallelbetrieb
Verbände
Rechnungsläufe per Hand, keine Echtzeitdaten, die Tixxt-Community ohne CRM-Anbindung. Heute bildet Dynamics 365 den gesamten Verbandsalltag des BVMC ab, von der Mitgliederverwaltung über den Verbandsmanager für mehr als 50 Clubs bis zum Power-BI-Dashboard. Seit Dezember 2017, ohne Unterbrechung.
seit 2017 jeden Monat im Budget
IT & Software
In einem hybriden Konzern war der Datenfluss zwischen CRM und Bestandssystemen unzuverlässig und intransparent. Eine Azure-Integrationsplattform aus Logic Apps, Functions, Service Bus und Key Vault synchronisiert heute über zehn Umsysteme, dokumentiert und nach Konzern-Standard abgesichert.
10+ angebundene Umsysteme
Handel & Logistik
Bei einem der führenden IT-Großhändler Deutschlands existierte Power BI nur auf dem Papier. Nach der Neueinführung im Controlling arbeiten über 200 Menschen quer durchs Unternehmen mit Echtzeit-KPIs, am Desktop und mobil.
von null Power BI im Controlling aufgebaut
Handwerk
Bei einem Spezialisten für barrierefreien Wohnungsumbau liefen Aufträge, Termine und Material über Telefon, Excel und Zettel. Das Field-Service-Modul bringt Innen- und Außendienst in ein System, mit eigener App für die Monteur:innen.
1 Plattform für den Außendienst
Stimmen
Zitate im Wortlaut, gepflegt im Referenzen-Portal. Ansprechpartner auf Kundenseite nennen wir im Gespräch, Referenzkontakt auf Anfrage.
„Ein CRM, das unseren Vertrieb steuert, nicht nur dokumentiert."
„KAISERSTADT denkt mit, auch Jahre nach dem Go-Live."
„Unsere Arbeitsabläufe wurden sehr schnell verstanden und das CRM perfekt auf unseren Arbeitsalltag angepasst."
„Eine Plattform, die mit unserer Gruppenstruktur mitwächst."
„Endlich Klarheit, nicht nur über Daten, sondern über Richtung."
Fallstudie 02 · TIMOCOM · Logistik
Europas größte Frachtenbörse löste ein gewachsenes Eigensystem ab. Umgesetzt hat ein anderer Dienstleister. Wir haben dessen Arbeit 36 Monate lang für den Kunden auditiert und fachlich gesteuert und die Anforderungen des Fachbereichs in eine Sprache übersetzt, in der sie umsetzbar waren.
Zur vollständigen Fallstudie
KI-generierte VisualisierungTIMOCOM betreibt Europas größte Frachtenbörse, eine Plattform, die täglich Hunderttausende Transportangebote vermittelt. Ein gewachsenes Eigensystem sollte durch Dynamics 365 ersetzt werden, in einem Programm, in dem ein anderer Dienstleister die Umsetzung übernahm.
Was fehlte, war nicht Kapazität. Es fehlte eine Instanz, die für den Kunden prüft, ob das Gebaute dem Gemeinten entspricht. Der Fachbereich konnte seine Anforderungen nicht in der Sprache von Dynamics stellen, und niemand auf Kundenseite konnte beurteilen, ob die Umsetzung trägt. Dazu die Ablösung selbst: kein Stichtag, sondern jahrelanger Parallelbetrieb.
Wir waren das Quality Gate. Wir haben die Anforderungen des Fachbereichs in Dynamics-Sprache übersetzt, die Arbeit des umsetzenden Dienstleisters dauerhaft auditiert und fachlich gesteuert, und einen Proof of Concept verlangt, statt auf Zusagen zu vertrauen. Dokumentation und Enablement waren eigene Arbeitspakete und nicht das, was am Ende gestrichen wird: ein Handbuch mit durchgearbeiteter Kapitelstruktur, Wissensartikel, Trainings, Tutorials und eine geschulte Pilotgruppe.
Das Altsystem ist abgelöst, Dynamics 365 steht an seiner Stelle, und die Organisation kann es ohne uns betreiben. Von Januar 2022 bis Dezember 2024, dann war es fertig. Dass ein Quality Gate sich am Ende selbst überflüssig macht, ist kein Nebeneffekt, es ist der Auftrag.
Fallstudie 03 · IT & Software
Eine mittelständische IT-Software-Gruppe, hier bewusst ohne Klarnamen, auf dem Weg zur mandantenfähigen Plattform.
Deutschland und die Schweiz, mehrere Gesellschaften, ein gemeinsames Geschäftsfeld: der digitale Arbeitsplatz. Und doch hatte jede Gesellschaft der Gruppe ihr eigenes CRM. Was nach Autonomie klingt, bedeutete im Alltag vor allem eines: kein übergreifender Vertriebsblick, kein gemeinsamer Standard.
Der Lizenzvertrieb, Kern des Geschäftsmodells, lief komplett manuell. Angebote entstanden in Word, Rechnungen in Excel. Fehleranfällig und nicht skalierbar.
Dazu lebten die Atlassian-Daten aus Jira und Confluence in einer Parallelwelt ohne Verbindung zum CRM. Und die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung erhöhte den Druck.
Die Antwort war eine mandantenfähige CRM-Plattform, die alle Gesellschaften unter einem Dach vereint, mit getrennten Datenbereichen und einheitlichen Prozessen.
Der Lizenzvertrieb wurde vollständig automatisiert, vom Angebot bis zur Rechnung. Die Atlassian-Integration läuft bidirektional, die E-Rechnung folgt dem XRechnung-Standard, MOCO steuert die Ressourcenplanung.
„Eine Plattform, die mit unserer Struktur mitwächst."
Heute arbeitet der gesamte Vertrieb der Gruppe auf einer Plattform. Lizenzen werden automatisch kalkuliert, angeboten und abgerechnet, die Atlassian-Welt ist direkt im CRM sichtbar. Und neue Gesellschaften können in Wochen statt Monaten angebunden werden.
Das Register
Jede Zeile ein Projekt: Name, Leistung, Kennzahl. Drei dieser Fälle sind weiter oben in voller Länge erzählt.
Finanzdienstleistung· 3
Life Sciences· 2
Verbände· 2
Energie & Industrie· 3
Sport & Freizeit· 1
Handel & Logistik· 5
IT & Software· 10
Immobilien & Real Estate· 2
Handwerk· 1
Wohnungswirtschaft· 1
Beratung & Services· 4
Nächster Schritt
Wenn wir das geschafft haben, schaffen wir auch Ihres. 30 Minuten, unverbindlich, direkt mit der Geschäftsführung.
Gespräch vereinbarenReferenzen · Stand August 2026 · KAISERSTADT Consulting, Aachen
