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Dynamics 365 einführen

Ein CRM einzuführen heißt nicht, Software aufzusetzen. Es heißt, Ihre Abläufe zu entscheiden.

Wir planen mit Ihnen die Abläufe und führen Dynamics 365 Sales, Customer Service oder Customer Insights ein, samt Übernahme der benötigten Daten, Anbindung vorhandener Systeme und Vorbereitung Ihrer Mitarbeitenden. Die Entscheidungen darüber, wie künftig gearbeitet wird, nehmen wir Ihnen nicht ab. Wir sorgen dafür, dass sie getroffen sind, bevor jemand konfiguriert.

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Microsoft-Partner · Dynamics 365 CE

Vier Ausgangslagen

Woraus eine Einführung kommt.

Die ersten drei beschreiben, womit Kunden zu uns kommen. Die vierte ist die, bei der wir abraten, hier weiterzulesen, sie braucht einen anderen ersten Schritt.

Excel, Outlook und einzelne Köpfe

Es gibt kein System, das den Vertrieb führt. Kundenwissen liegt in Tabellen, Postfächern und bei Menschen, die seit Jahren dabei sind. Das funktioniert, bis jemand ausfällt, das Team wächst oder jemand eine Frage stellt, die zwei Tage Recherche kostet.

Ein Altsystem soll raus

Eine Branchenlösung, ein Eigenbau oder ein System, das für etwas anderes gedacht war. Dann ist die Einführung eine Einführung mit Datenlast: das Zielmodell muss erst entstehen, und die Übernahme der Altdaten wird regelmäßig das größte Arbeitspaket.

Das ERP führt, der Vertrieb sieht nichts

Aufträge und Rechnungen sind sauber erfasst, aber alles davor (Interessent, Angebot, Wiedervorlage) liegt daneben. Hier entscheidet nicht die Konfiguration über das Ergebnis, sondern die Schnittstelle: welche Daten führt welches System, und was passiert bei Widerspruch.

Der zweite Anlauf

Ein Einführungsversuch ist stehengeblieben oder abgebrochen worden. Diese Lage gehört nicht auf diese Seite: bevor ein zweiter Anlauf geplant wird, muss der erste erklärt sein. Der Einstieg ist dann ein unabhängiger Befund.

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Der Ablauf

Fünf Schritte, und keiner davon beginnt mit Software.

Nicht der technische Weg, sondern die Reihenfolge der Entscheidungen. Sie ist an den Arbeitspaketen der Fälle weiter unten nachlesbar.

  1. 01

    Abläufe klären, bevor jemand konfiguriert

    Bei einem Hersteller mit internationalem Vertrieb stand am Anfang ein Workshop zum Prozessdesign vor Ort, mit eigener Vorbereitung und Nachbereitung. Erst danach entstanden Vertriebsprozess und Phasen. Wer diesen Schritt überspringt, baut die alten Abläufe nach, nur teurer.

  2. 02

    Ersten Umfang abgrenzen und schätzen

    Bei einer Ablösung im Großhandel wurde erst die Systemsituation erfasst und dokumentiert, dann ein Soll-Bild mit Schätzung und Zeitschiene erstellt, und erst danach in numerierten Paketen umgesetzt. Der erste Abschnitt ist nicht das kleinstmögliche, sondern das kleinste, das im Alltag trägt.

  3. 03

    Grundordnung vor Funktion

    Datenmodell, Hierarchien, Rechte und Rollen, Dokumentenvorlagen. Bei einer Einführung im Personaldienstleistungsumfeld war genau das ein eigenes Paket, bevor die erste Fachfunktion entstand. Berechtigungen nachträglich einzuziehen ist die Sorte Arbeit, die zweimal bezahlt wird.

  4. 04

    Daten übernehmen, Umsysteme anbinden

    Bei einer Einführung in der Industrie war die ERP-Anbindung das größte Arbeitspaket, organisiert in zwei Strängen: Konzeption, Entwicklung und Testung auf der einen Seite, die Abstimmung mit dem Integrationspartner auf der anderen. Die Datenübernahme läuft daneben und mit mehreren Testläufen.

  5. 05

    Abnahme, Schulung, Start und die Wochen danach

    Bei einer Einführung auf Business Central waren Abnahmetest samt Nacharbeit, Produktionsreife mit Schulung und die Zeit unmittelbar nach dem Start drei getrennt geplante Pakete. Der Übergang in den Betrieb war eingeplant, nicht improvisiert. Genau daran erkennt man, ob ein Go-live-Termin trägt.

Mitwirkung und Aufwand

Was Sie beisteuern und woraus der Preis entsteht.

Beides gehört zusammen: die drei häufigsten Gründe für einen höheren Aufwand liegen auf Ihrer Seite des Tisches, und wir können sie nur benennen, nicht abnehmen.

Was wir von Ihnen brauchen

  • Eine Person, die fachlich entscheidet

    Nicht eine Lenkungsgruppe, die zweiwöchentlich tagt. Eine Person mit Mandat und mit Zeit. Die meisten Verzögerungen in Einführungsprojekten sind keine technischen, sondern offene Entscheidungen.

  • Mitarbeitende, die erklären und erproben

    Menschen, die ihren Ablauf tatsächlich machen, nicht die, die ihn beschreiben können. Und dieselben Menschen später noch einmal, um die gebauten Stände zu prüfen, bevor sie in den Alltag gehen.

  • Einen Überblick über Daten und Anwendungen

    Wo liegen Kundendaten heute, wer pflegt sie, welche Anwendungen hängen daran. Das muss keine Dokumentation sein. Es muss nur jemand sagen können, ohne zu raten.

  • Ihre Termine und den Budgetrahmen, von Anfang an

    Ein Stichtag, der feststeht, ist keine Störung, sondern eine Planungsgröße. Nachträglich genannt wird er zu einer, weil dann der Umfang nicht mehr dazu passt.

Woraus der Aufwand entsteht

  • Wie klar Ihre Abläufe sind

    Ein beschriebener Prozess wird konfiguriert. Ein ungeklärter wird erst verhandelt, dann konfiguriert, dann geändert.

  • In welchem Zustand die Daten sind

    Dubletten, fehlende Verknüpfungen und Felder ohne Bedeutung kosten in der Übernahme mehr als das Übernehmen selbst.

  • Wie viele Umsysteme mitspielen

    Jede Schnittstelle bringt ein zweites System, einen zweiten Verantwortlichen und einen zweiten Terminkalender mit.

  • Wie weit Sie vom Standard abweichen

    Abweichung ist nicht verboten, sie ist nur nicht umsonst: sie kostet einmal in der Umsetzung und danach in jedem Release.

Abgerechnet wird nach Aufwand. Wir grenzen den ersten Projektabschnitt mit Ihnen ab und schätzen ihn auf dieser Grundlage; der Termin für den produktiven Start wird auf denselben Umfang geplant. Einen Festpreis nennen wir nur dort, wo der Umfang vorher feststeht, beim Audit eines bestehenden Systems. Für eine Neueinführung ist das Audit kein Pflichtschritt.

Fünf dokumentierte Einführungen

Was in diesen Projekten tatsächlich passiert ist.

Drei Neueinführungen ohne Vorsystem im Vertrieb und zwei Ablösungen. Je Fall die Ausgangslage, die Arbeit und die Laufzeit, alle fünf mit eigener Fallstudie.

  • IRIS Sales

    Neueinführung mit ERP-Anbindung

    Ein Vertriebssystem von Grund auf, angebunden an die vorhandene ERP-Landschaft. Presales-Phase, dann numerierte Arbeitspakete: Anforderungen, Datenmodell, Datenübernahme, Schnittstellen, Automatisierungen, Go-live. Nach dem Start eine eigene Betreuungsphase, inzwischen mit Customer Insights.

    seit September 2024

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  • Wibit Sports

    Neueinführung, Vertrieb und Marketing

    Begonnen mit einem Workshop zum Prozessdesign vor Ort, danach Vertriebsprozess mit Phasen, Customer Insights mit Webinaren und Journeys und ein eigenes Datenmodell für die Auswertung. Nach dem Projekt in ein Monatsbudget übergegangen.

    seit Mai 2023

    Zur Fallstudie

  • NEO Recruiting

    Neueinführung auf Business Central

    Erst die Grundordnung (Datenmodell, Hierarchien, Rechte und Rollen, Dokumentenvorlagen), dann die Fachfunktionen. Abnahmetest und Nacharbeit, Produktionsreife mit Schulung und die Zeit nach dem Start waren drei eigene Pakete.

    seit September 2024

    Zur Fallstudie

  • UniElektro

    Altsystem im Vertrieb abgelöst

    Erst die Systemsituation erfassen und dokumentieren, dann ein Soll-Bild mit Schätzung und Zeitschiene, erst danach Umsetzung. Das Gewicht lag auf der Übernahme der Altdaten und auf der Prozesslogik, nicht auf Konfiguration. Danach Betreuung im Monatsbudget.

    seit September 2023

    Zur Fallstudie

  • PromoCell

    Vertrieb aus einem ERP herausgelöst

    Der Vertrieb lief auf einem System, das dafür nicht gedacht war. Aus der Ablösung ist über acht Jahre ein durchgängiger Prozess geworden, mit Anbindung an das ERP, an den Handel und an die Rechnungsstellung.

    seit Juli 2018

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In drei dieser fünf Fälle ist aus dem Projekt eine laufende Zusammenarbeit geworden. Was das heißt (Aufgaben, Priorisierung, Budget), steht auf der Seite zur laufenden Betreuung. Wenn ein Altsystem abgelöst oder eine On-Premises-Umgebung gehoben werden muss, beschreibt die Migrations-Seite den Teil, der dabei zusätzlich anfällt.

Häufige Fragen

Was vor einer Einführung gefragt wird.

Was bestimmt den Aufwand einer Dynamics-365-Einführung?
Vier Dinge, und die Zahl der Anwender steht nicht darunter: wie klar Ihre Abläufe beschrieben sind, in welchem Zustand die zu übernehmenden Daten sind, wie viele Umsysteme angebunden werden müssen und wie weit Sie vom Standard abweichen. Bei einer Einführung in der Industrie war die ERP-Anbindung das größte Arbeitspaket, größer als die gesamte Konfiguration des Vertriebsprozesses. Die Umsetzung wird nach Aufwand abgerechnet; wir grenzen den ersten Abschnitt mit Ihnen ab und schätzen ihn auf dieser Grundlage.
Was müssen wir vor dem Projektstart vorbereiten?
Drei Dinge, und keines davon ist technisch. Eine verantwortliche Person, die fachliche Entscheidungen trifft und dafür Zeit hat. Mitarbeitende, die ihre Abläufe erklären und die gebauten Stände erproben. Und einen Überblick darüber, wo Ihre Kundendaten heute liegen und welche Anwendungen daran hängen. Zeitliche Vorgaben und der Budgetrahmen gehören von Anfang an in die Planung, nicht in ihre zweite Hälfte.
Wie lange dauert es bis zum produktiven Start?
Das hängt am Umfang des ersten Abschnitts, und den legen wir gemeinsam fest. Eine Zahl ohne diesen Schritt wäre geraten. Was sich aus den dokumentierten Einführungen sagen lässt: der produktive Start war dort nie das Ende. In jedem dieser Fälle folgte eine eigene Phase für Abnahmetests und Nacharbeit, bei einer Einführung auf Business Central waren Abnahmetest, Produktionsreife samt Schulung und die Zeit unmittelbar nach dem Start drei getrennt geplante Pakete.
Brauchen wir vorher ein Audit?
Für eine Neueinführung nicht. Das Audit prüft ein bestehendes Dynamics 365, es setzt also voraus, dass es etwas zu prüfen gibt. Wenn Ihr Kundenwissen heute in Excel, Outlook und einzelnen Köpfen liegt, ist der erste Schritt kein Befund, sondern ein Gespräch über Ihre Abläufe. Anders liegt der Fall, wenn Sie ein bestehendes System ablösen oder einen zweiten Anlauf nach einem gescheiterten Projekt nehmen.
Welche Anwendungen brauchen wir überhaupt?
Das entscheidet sich an Ihren Aufgaben, nicht an einer Funktionsliste. Dynamics 365 Sales deckt Vertrieb und Angebotsprozess ab, Customer Service das Fallmanagement, Customer Insights Marketing und Journeys. In den dokumentierten Einführungen ist selten alles gleichzeitig gestartet: häufiger kam der Vertrieb zuerst, Marketing oder Service später, dann nämlich, als der erste Teil im Alltag angekommen war.
Was passiert mit unseren Daten aus dem Altsystem?
Die Übernahme ist ein eigenes Arbeitspaket und regelmäßig eines der größten. Der schwierige Teil sind nicht die Datensätze, sondern ihre Verknüpfungen und ihre Qualität: ein Kontakt ohne sein Unternehmen ist kein übernommener Kontakt, und eine Dublette wird in einem neuen System nicht besser. Wir prüfen den Bestand deshalb vor der Übernahme und arbeiten mit mehreren Testläufen, bevor etwas in die Produktion geht. Für beide Schritte haben wir eigene Software gebaut.
Können Sie unser ERP anbinden?
Ja, und in den belegten Fällen war das der Teil mit dem größten Gewicht. Bei einer Einführung in der Industrie lief die ERP-Anbindung in zwei getrennten Strängen: Konzeption, Entwicklung und Testung auf der einen Seite, die Abstimmung mit dem Integrationspartner auf der anderen. Wer zwei Systeme über eine Middleware verbunden hat, weiß, dass der zweite Strang oft der aufwendigere ist. Was dabei fachlich zu klären ist, steht auf unserer Seite zu Integration und Schnittstellen.
Was passiert nach dem Go-live?
Entweder Sie übernehmen den Betrieb selbst, oder die Zusammenarbeit geht in eine Betreuung über. Beides kommt vor. In mehreren dokumentierten Einführungen ist aus dem Projekt ein monatliches Budget geworden, bei einer Ablösung im Großhandel ebenso wie bei einer Einführung im Mittelstand, die mit Vertrieb begann und heute Marketing und Auswertung mitträgt. Was Betreuung bei uns heißt und wie dabei priorisiert wird, steht auf einer eigenen Seite.

Falls die Lage eine andere ist

Nicht jede Einführung beginnt auf leerem Feld. Wer schon ein System hat, einen ersten Anlauf hinter sich oder einen Dienstleister, mit dem es nicht mehr weitergeht, fängt woanders an.

Nächster Schritt

Ein Gespräch über Ihre Abläufe, nicht über Module.

Im ersten Gespräch klären wir, welche Aufgaben das System übernehmen soll, was davon zuerst dran ist und was Sie dafür bereitstellen müssen. Danach wissen Sie, ob eine Einführung für Sie der richtige Schritt ist und wenn nicht, sagen wir das. Hilfreich für die Vorbereitung: welche Dynamics-Anwendungen Sie nutzen oder planen, wobei Sie Unterstützung brauchen und ob es einen Termin gibt, der steht.

Einführung besprechenWas nach dem Start kommt
Microsoft-Partner · Dynamics 365 CE

Stand · Verantwortlich: Pascal Peters, Senior Dynamics 365 CE Architect & Inhaber

Zuletzt geprüft: die fünf Fälle gegen den Referenz-Datensatz. Ausgangslage, Laufzeit und Umfang. Keine Angabe zur Dauer bis zum produktiven Start, weil die Datensätze die Laufzeit des Engagements führen und nicht die des Projekts.