KAISERSTADT Consulting
KAISERSTADTCONSULTING

Dienstleister wechseln · Projekt übernehmen

Ihr System läuft.
Das Vertrauen nicht mehr.
Wir übernehmen. Geordnet.

Ein Dynamics 365, das ein anderer gebaut hat, ohne Dokumentation, und über das niemand vollständig Auskunft geben kann: Das ist der Fall, den die meisten fürchten, und der, den wir zweimal dokumentiert übernommen haben. Seit 2013 arbeiten wir ausschließlich mit Dynamics 365 CE, und wir fangen mit einem Healthcheck an, nicht mit Umsetzung.

Übernahme besprechenSo läuft die Übernahme
ausschließlich Dynamics 365 CE
seit 2013ausschließlich Dynamics 365 CE
Projekte
> 50Projekte
Unternehmen in Begleitung
> 20Unternehmen in Begleitung
Microsoft Solutions Partner
6+ JahreMicrosoft Solutions Partner
Nach der Übernahme
Auskunftsfähig
Sie wissen, was in Ihrem System steckt und warum
Dokumentiert
Der Systemstand liegt bei Ihnen, nicht beim Dienstleister
Änderbar
Neu geschriebene Skripte statt weitergeschleppter Altlasten
Planbar
Weiterentwicklung im laufenden Budget, wie in beiden belegten Fällen

Woran Sie es merken

Fünf Signale, dass die Zusammenarbeit gekippt ist.

Keines davon ist für sich allein ein Wechselgrund. Zusammen ergeben sie das Muster, mit dem Unternehmen bei uns ankommen: Das System läuft, aber die Abhängigkeit drückt.

  1. 01

    Tickets dauern, und niemand kann sagen, warum.

    Nicht die Wartezeit selbst ist das Signal, sondern die fehlende Begründung. Wer ein System wirklich kennt, kann Aufwand erklären, bevor er entsteht.

  2. 02

    Jede Änderung ist teuer, auch die kleine.

    In gewachsenen Umgebungen hängt an jedem Feld ein Skript und an jedem Skript eine Annahme. Wer nicht aufräumt, zahlt diesen Aufschlag bei jedem Wunsch aufs Neue.

  3. 03

    Das Wissen über Ihr System liegt beim Dienstleister, nicht bei Ihnen.

    Ohne eigene Auskunftsfähigkeit verhandeln Sie jede Rechnung und jede Priorität aus der schwächeren Position. Genau das meint Abhängigkeit.

  4. 04

    Eine Dokumentation existiert nicht, oder sie beschreibt ein anderes System.

    Für die Übernahme ist das kein Hindernis, der Stand lässt sich aus dem System selbst erheben. Für die Bewertung der bisherigen Zusammenarbeit ist es ein deutliches Zeichen.

  5. 05

    Neues Gesicht, neues Briefing, dieselben Fehler.

    Wenn die Besetzung auf Dienstleisterseite rotiert, geht Ihr Kontext jedes Mal verloren, und Sie bezahlen die Einarbeitung mit.

Unser Vorgehen

Erst der Befund, dann die Übernahme, dann die Weiterentwicklung.

Wir nehmen Sie an die Hand und führen Sie geordnet aus der Abhängigkeit: kein Umbau vor dem Befund, keine Weiterentwicklung vor der Übernahme. Jeder Schritt ist ein eigenes Arbeitspaket, das Sie einzeln beauftragen und einzeln nachvollziehen können.

Diese Reihenfolge stammt nicht aus einem Vorgehensmodell, sondern aus den beiden dokumentierten Übernahmen weiter unten.

  1. Schritt 01

    Healthcheck, vor jedem Handgriff

    Was ist da, was funktioniert, was ist riskant, und was kostet die Übernahme? Wir erheben Metadaten, Anpassungen, Code, Berechtigungen und Lizenzen aus der Umgebung selbst und legen den Befund offen, bevor Sie sich festlegen.

    Als eigenes Produkt buchbar: Dynamics 365 Audit

  2. Schritt 02

    Übernahme in getrennten Paketen

    Metadaten übernehmen, Ansichten aufbereiten, bisherige Workflows übernehmen: jeweils ein eigenes Arbeitspaket. Gewachsene Skripte schreiben wir neu, statt sie weiterzuschleppen, klassische Workflows stellen wir auf Flows um, Ticket für Ticket. Dazu der Datenimport und, weil sich mit dem Wechsel auch die Lizenzfrage neu stellt, eine Lizenzberatung.

    Auch ohne Dokumentation des Vorgängers

  3. Schritt 03

    Erst dann Weiterentwicklung

    Neue Funktionen kommen erst, wenn die Übernahme steht, sonst baut man auf einen Bestand, den niemand bewertet hat. Danach läuft die Weiterentwicklung planbar weiter: In beiden dokumentierten Fällen ging die Zusammenarbeit nach der Übernahme in ein laufendes Budget über.

    Bei fecher seit der Übernahme im Monatsbudget

Das Einstiegsprodukt

Der Healthcheck ist bei uns ein eigenes Produkt mit abgegrenztem Leistungsumfang: das Dynamics 365 Audit. Der Befund gehört Ihnen, unabhängig davon, ob Sie danach mit uns weitergehen.

Zum Dynamics 365 Audit

Beleg

Zwei Übernahmen, aus der Zeiterfassung erzählt.

Keine Logowand und keine Superlative: zwei dokumentierte Fälle mit Zeitraum, und dem, was nach der Übernahme kam. Referenzkontakt auf Anfrage.

IT und Software · Dynamics 365 Sales, Power Platform

Logo fecher GmbH

fecher: eine laufende Umgebung übernehmen, ohne Doku des Vorgängers.

Zeitraum
Juni 2023 bis laufend
Dauer
über 3 Jahre
Modell
Projekt, danach Monatsbudget

Ein Softwarehaus, dessen Dynamics-Umgebung lief, aber von einem anderen Dienstleister gebaut worden war, und über die niemand vollständig Auskunft geben konnte. Wir haben mit einem Healthcheck angefangen, nicht mit Umsetzung.

Danach lief die Übernahme in getrennten Arbeitspaketen: Metadaten übernehmen, Ansichten aufbereiten, bisherige Workflows übernehmen. Die gewachsenen Skripte haben wir neu geschrieben, statt sie weiterzuschleppen, die klassischen Workflows auf Flows umgestellt, Ticket für Ticket. Das größte Paket war der Datenimport, dazu kamen Maskendesign, Plugins und eine Lizenzberatung.

Erst nach der Übernahme begann die Weiterentwicklung, unter anderem eine neu konzipierte Vertragsverwaltung und die E-Rechnungsfähigkeit. Heute läuft die Zusammenarbeit im monatlichen Budget, und genau das ist der Beweis, dass die Übernahme gelungen ist: Man verlängert nicht bei jemandem, der einen nicht aus der Abhängigkeit geholt hat.

Life Sciences · Dynamics 365 Sales, Power BI

Ein Dienstleister im Life-Sciences-Umfeld: die Übernahme stand als erstes Arbeitspaket im Auftrag.

Ohne Namen und Logo, weil die Freigabe des Kunden noch aussteht.

Zeitraum
Dezember 2023 bis April 2025
Dauer
17 Monate
Modell
Übernahme, danach laufendes Budget

Das erste Arbeitspaket hieß ausdrücklich: Übernahme des Kunden und technisches Übertragen des Systems. Deutlicher kann eine Zeiterfassung einen Dienstleisterwechsel nicht belegen.

Danach folgte die Datenarbeit: Bereinigung als Vorbereitung des Imports, Import zuerst in die Testumgebung, dann in die Produktion, Nachbesserung gemeinsam mit dem Kunden. Fachlich eigenständig war die Entscheidung, Therapiegebiete als eigene Entität anzulegen, statt sie als Textfeld mitzuschleppen. Nach der Übernahme ging die Zusammenarbeit in ein laufendes Budget über.

Klartext

Was beim Wechsel nicht passiert. Und wann Sie ihn nicht brauchen.

Ein Dienstleisterwechsel ist eine Vertrauensentscheidung. Deshalb gehören beide Listen auf diese Seite, auch die, die gegen unser Folgegeschäft spricht.

Was beim Wechsel nicht passiert

  • Kein Stillstand.

    Die Übernahme läuft in Paketen neben dem Tagesgeschäft. Bei fecher stand der Vertrieb während der gesamten Übernahme nicht still.

  • Kein Big Bang.

    Kein Stichtag, an dem alles gleichzeitig umgestellt wird. Jedes Paket wird einzeln beauftragt, einzeln abgenommen und ist einzeln nachvollziehbar.

  • Kein Neubau aus Prinzip.

    Übernommen wird, was trägt. Neu geschrieben wird, was sonst jeden Änderungswunsch verteuert, und nur das.

  • Keine neue Abhängigkeit.

    Dokumentation und Ownership entstehen bei Ihnen, nicht bei uns. Sie sollen uns behalten wollen, nicht behalten müssen.

Wann ein Wechsel nicht nötig ist

  • Wenn das Problem im Prozess liegt.

    Ein CRM, das der Vertrieb nicht nutzt, wird durch einen neuen Dienstleister nicht besser. Das ist eine Adoptions- und Führungsfrage, und die benennen wir auch so.

  • Wenn Ihnen nur eine zweite Meinung fehlt.

    Dafür reicht der Healthcheck. Mit dem Befund können Sie beim bestehenden Dienstleister bleiben und die Punkte dort abarbeiten lassen. Das ist ein legitimes Ergebnis.

  • Wenn das Vertrauen intakt ist und nur Kapazität fehlt.

    Ein Engpass ist ein Gespräch über Verstärkung wert, kein Wechselgrund. Ein Wechsel kostet Einarbeitung, und die sollte man nur bezahlen, wenn die Zusammenarbeit selbst das Problem ist.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum Dienstleisterwechsel.

Was passiert mit laufenden Tickets und offenen Vorhaben während der Übernahme?
Der Betrieb läuft weiter. Die Übernahme ist in getrennte Arbeitspakete geschnitten, deshalb bleibt daneben Raum für das Tagesgeschäft: Offene Themen werden im Healthcheck erfasst, priorisiert und dann geordnet übernommen. In der dokumentierten Übernahme bei fecher stand der Vertrieb während der gesamten Übernahme nicht still.
Brauchen wir die Dokumentation des bisherigen Dienstleisters?
Nein. Der Healthcheck erhebt den Stand aus dem System selbst: Metadaten, Ansichten, Workflows, Skripte und Berechtigungen stehen in der Umgebung, nicht im Übergabeordner. Die Übernahme bei fecher lief ohne Dokumentation des Vorgängers. Was dabei entsteht, ist eine Dokumentation, die bei Ihnen liegt.
Wie lange dauert eine Übernahme?
Das hängt vom Umfang der Anpassungen und vom Zustand der Umgebung ab, deshalb nennen wir vorab keine Pauschale. Der Healthcheck beziffert den Aufwand, bevor Sie die Übernahme beauftragen. Zur Einordnung die beiden dokumentierten Fälle: Bei einem Softwarehaus läuft die Zusammenarbeit seit Juni 2023, nach der Übernahme im Monatsbudget. Bei einem Dienstleister im Life-Sciences-Umfeld umfasste die Begleitung von der Übernahme bis ins laufende Budget 17 Monate.
Müssen wir den bisherigen Dienstleister einbinden?
Eine geordnete Übergabe hilft, ist aber keine Voraussetzung: Wir setzen weder auf dessen Mitwirkung noch auf dessen Unterlagen, sondern lesen den Stand aus dem System. Was Sie brauchen, sind die administrativen Zugänge zu Ihrer eigenen Umgebung und Klarheit über Ihre Lizenzen. Kündigen müssen Sie erst, wenn der Befund vorliegt und Sie sich entschieden haben.
Verlieren wir Anpassungen oder Daten beim Wechsel?
Ein Dienstleisterwechsel ist kein Systemwechsel: Ihre Umgebung, Ihre Daten und Ihre Prozesse bleiben. Übernommen wird in getrennten Paketen, Metadaten, Ansichten, Workflows. Neu geschrieben wird, was sonst teuer bliebe, etwa gewachsene Skripte ohne erkennbare Struktur, und das einzeln nachvollziehbar statt in einem großen Wurf.
Warum werden klassische Workflows auf Flows umgestellt?
Aus Unterhaltsgründen, wo es sich rechnet, und nur dort. Bei fecher haben wir die klassischen Workflows Ticket für Ticket auf Flows umgestellt und die gewachsenen Skripte neu geschrieben, statt sie weiterzuschleppen. Das ist der Teil der Übernahme, der später jeden Änderungswunsch billiger macht. Was im Standard trägt, bleibt unangetastet.
Können wir nach dem Healthcheck beim bisherigen Dienstleister bleiben?
Ja, und das ist ein legitimes Ergebnis. Der Befund gehört Ihnen: Sie können ihn dem bestehenden Dienstleister vorlegen und die Punkte dort abarbeiten lassen, ihn als Grundlage für eine Ausschreibung nutzen oder uns mit der Übernahme beauftragen. Der Healthcheck ist als Dynamics 365 Audit ein eigenes Produkt mit abgegrenztem Leistungsumfang, kein verdecktes Angebot.
Was kostet die Übernahme?
Der Healthcheck ist als Dynamics 365 Audit ein eigenes, vorab bezifferbares Produkt, die Konditionen stehen auf der Audit-Seite. Die Übernahme selbst beziffern wir nach dem Befund, weil ihr Umfang vom Zustand der Umgebung abhängt, dann aber in getrennten Arbeitspaketen, die Sie einzeln beauftragen und einzeln nachvollziehen können, statt als Pauschale.

Nächster Schritt

Der erste Schritt ist ein Befund, keine Kündigung.

Sie müssen sich nicht entscheiden, bevor Sie wissen, was in Ihrem System steckt. Der Healthcheck liefert den Stand, alles Weitere entscheiden Sie danach.

Übernahme besprechenMit dem Audit starten
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