Der Weg führt über ein Ticket
Wer die Daten kennt, darf sie nicht einspielen. Wer sie einspielen darf, sieht sie zum ersten Mal. Zwischen beiden liegen eine Beauftragung, eine Abstimmung und eine Wartezeit.
PRODUKT · LÄUFT IN DYNAMICS 365
Der komplexe Import gehört dem Fachbereich. Nicht der Warteschlange.
Das KAISERSTADT Import Studio läuft als eigener Bereich in Ihrem Dynamics 365. Eine Excel-Datei, mehrere Blätter, mehrere Zielentitäten in einem Durchgang: Zuordnung automatisch vorgeschlagen, von Hand nachbesserbar, vor dem Schreiben simulierbar.
Für Fachbereiche, die heute für jede Excel-Liste ein Ticket schreiben.
Das Problem
Importieren darf, wer das Datenmodell kennt. Nicht, wer die Daten kennt.
Eine Liste von der Messe, ein Bestand aus einem abgelösten System, eine Preisliste vom Lieferanten. Fachlich ist meist klar, was wohin gehört. Technisch geht die Datei trotzdem nach draußen — weil das Werkzeug dafür bisher beim Dienstleister liegt und nicht im System.
Die Zuordnung wird zweimal erklärt
Welche Excel-Spalte in welches Dynamics-Feld gehört, weiß der Fachbereich. Erklärt wird es trotzdem per Mail, Tabelle und Rückfrage an jemanden außerhalb des Fachbereichs.
Der erste Versuch ist selten der letzte
Ein Import, der halb durchläuft, wird zum Aufräumprojekt. Genau deshalb traut sich niemand ohne Fachkraft daran, und genau deshalb landet er wieder beim Dienstleister.
Der Ablauf
Fünf Schritte, in der Reihenfolge, in der man denkt
Datei, Blätter, Mapping, Prüfen, Import. Die Kopfzeile des Studios zeigt, wo Sie stehen.
1
Datei
Excel hochladen. Das Studio liest die Blätter und zeigt je Blatt Name, Zeilenzahl und Spaltenzahl. Darunter stehen die gespeicherten Profile, eines davon mit der Markierung „Passt zur Datei".
2
Blätter
Sie legen fest, welche Blätter übernommen werden. Ein Profil füllt genau diese drei Angaben in einem Zug aus: Blätter, Zuordnungen und Import-Modus.
3
Mapping
Je Zielentität ein Reiter. „Automatisch zuordnen" macht den ersten Aufschlag, Sie bessern von Hand nach. Der Stand steht daneben: wie viele Spalten von wie vielen zugeordnet sind.
4
Prüfen
Ein eigener Schritt zwischen Zuordnung und Import. Was er im Einzelnen anzeigt, sehen Sie in der Demo an Ihrem Datenbestand — auf dieser Seite behaupten wir dazu nichts.
5
Import
Erst simuliert, dann geschrieben. Am Ende steht je Blatt eine Bilanz und ein Ergebnis-Excel — und die Möglichkeit, den Durchgang als Profil zu sichern.
Das Studio läuft als eigener Bereich innerhalb von Dynamics 365, nicht als zweites Werkzeug daneben.
Im Werkzeug
Drei Stellen, an denen sich entscheidet, wer den Import macht
Der Einstieg mit der Datei, die Zuordnung der Spalten und der Abschluss mit Simulation und Protokoll. Alles andere hängt daran.
Schritt 1 · Datei und Profile
Die Datei sagt, was sie enthält. Das Profil sagt, wie es beim letzten Mal ging.
Nach dem Hochladen steht je Blatt Name, Zeilenzahl und Spaltenzahl in einer Tabelle. In der gezeigten Beispieldatei sind das zehn Blätter, vom kleinen Übersichtsblatt bis zu einem Aktivitäten-Blatt mit 30.000 Zeilen.
Darunter liegen die gespeicherten Profile. Eines davon trägt die Markierung „Passt zur Datei", das andere nicht. „Ohne Profil fortfahren" bleibt daneben ein gleichwertiger Weg.
- Blattübersicht mit Zeilen- und Spaltenzahl je Blatt
- Gespeicherte Profile mit Treffer-Markierung „Passt zur Datei"
- Ein Profil füllt Blätter, Zuordnungen und Import-Modus aus
- Ohne Profil fortfahren, wenn der Fall neu ist
Schritt 3 · Mapping
Sie sehen beim Zuordnen, was Sie zuordnen.
Je Zielentität ein Reiter: Kontakte, Firmen, Leads, Chancen, Angebote, Produkte, Angebotspositionen. „Automatisch zuordnen" macht den ersten Aufschlag, daneben steht der Stand im Klartext — etwa „13 von 25 Spalten zugeordnet".
Zu jeder Excel-Spalte zeigt die Tabelle den Typ und zwei echte Werte aus Ihrer Datei. Das Zielfeld wählen Sie in einem Auswahlfeld, das sich durchsuchen lässt. Weichen nur die Ausprägungen ab, etwa „männlich" und „weiblich" gegenüber den Werten in Dynamics 365, öffnen Sie zu dieser Spalte die Werte-Zuordnung.
- Ein Reiter je Zielentität, mehrere Entitäten in einem Durchgang
- „Automatisch zuordnen" als Vorschlag, nicht als Zwang
- Zwei echte Beispielwerte direkt neben der Zuordnung
- Zielfeld in einem Auswahlfeld, das sich durchsuchen lässt
- Werte-Zuordnung für abweichende Ausprägungen
- Spalten ohne Auswahl tragen sichtbar „Wird nicht importiert"
Schritt 5 · Simulation, Bilanz, Profil
Erst simulieren. Dann schreiben. Und beim nächsten Mal kürzer.
Ein Durchgang lässt sich simulieren, bevor ein einziger Datensatz geschrieben wird. Danach steht je Blatt eine Bilanz mit vier Zahlen: angelegt, aktualisiert, simuliert, fehlgeschlagen. Jeder Durchgang trägt eine Import-Nummer.
Das Ergebnis lässt sich als Excel herunterladen — das Protokoll, das man später vorlegen kann. Und zum Schluss steht die Frage, die den nächsten Import kürzer macht: den Durchgang als Profil speichern, mit Name und Beschreibung.
- Simulationslauf vor dem echten Schreiben
- Bilanz je Blatt: angelegt, aktualisiert, simuliert, fehlgeschlagen
- Import-Nummer je Durchgang
- Ergebnis-Excel als Protokoll zum Herunterladen
- Durchgang als Profil sichern, mit Name und Beschreibung
Die genannten Blattgrößen stammen aus der Beispieldatei, die auf dem ersten Screenshot zu sehen ist. Sie beschreiben, was dort steht, und sind keine zugesagte Obergrenze.
Was das ändert
Wenn der Import im Haus bleibt, ändert sich nicht das System. Sondern die Zuständigkeit.
Sechs Folgen, alle direkt aus dem abgeleitet, was oben zu sehen ist.
Der Weg wird kürzer
Die Person, die die Datei kennt, spielt sie ein. Die Abstimmung darüber, was wohin gehört, entfällt nicht — sie findet beim Zuordnen sichtbar statt, statt in einer Mail.
Ein Fehlversuch bleibt ein Versuch
Wer erst simuliert, muss den ersten Durchgang nicht zum Ernstfall machen. Die Bilanz je Blatt sagt vorher, was passiert wäre.
Wiederholung wird zur Routine
Ein gespeichertes Profil macht aus dem wiederkehrenden Import eine Routine statt eines Vorhabens. Die Zuordnung wird einmal gebaut, nicht jedes Mal.
Der Nachweis entsteht beim Import
Jeder Durchgang trägt eine Import-Nummer, je Blatt steht eine Bilanz, und das Ergebnis lässt sich als Excel herunterladen. Was importiert wurde, ist damit belegbar.
Die IT bleibt zuständig, nicht beschäftigt
Berechtigungen, Datenmodell und die Frage, welche Entität überhaupt befüllt werden darf, bleiben Aufgabe der IT. Das Einspielen einzelner Listen nicht.
Kein zweites System daneben
Das Studio läuft als eigener Bereich in Dynamics 365, nicht daneben. Wer importiert, bleibt in der Umgebung, in der er ohnehin arbeitet.
Was auf dieser Seite bewusst fehlt: Preise, Laufzeiten, Zusagen zu Versionen und Lizenzen. Dazu behaupten wir nichts, bevor wir Ihre Umgebung gesehen haben.
Ihr Ansprechpartner
Dennis Fischer zeigt das Import Studio an einem Ihrer typischen Importe und sagt Ihnen, welche davon Ihr Fachbereich künftig selbst fahren kann — und welche nicht.
Dennis Fischer
Azure Integration Expert & Dynamics 365 Specialist
Verbindet Dynamics 365 mit Umsystemen über moderne Cloud-Services, stabil, skalierbar, dokumentiert.
Azure (AZ-305 / AZ-400)Logic Apps & Service BusDevOps
Das gesamte Team kennenlernen
Porträts sind KI-bearbeitet. Hinweise zur Kennzeichnung
Häufige Fragen
Was Fachbereich und IT-Leitung typischerweise fragen
Wer kann mit dem Import Studio arbeiten, und was bleibt Aufgabe der IT?
Bedienen kann es, wer die Daten kennt: Die Zuordnung läuft über Auswahlfelder, die sich durchsuchen lassen, und neben jeder Excel-Spalte stehen der Typ und zwei echte Werte aus der Datei. Was das Werkzeug nicht ersetzt, ist die IT: Berechtigungen, Datenmodell und die Frage, welche Entitäten überhaupt befüllt werden dürfen, bleiben dort. Genau diese Grenze ziehen wir in der Demo an Ihrem Fall.
Was passiert mit Spalten und Werten, die nicht zum Dynamics-Feld passen?
Zwei Wege. Eine Spalte, für die Sie kein Zielfeld wählen, trägt sichtbar den Vermerk „Wird nicht importiert" — Weglassen ist also eine Entscheidung, die auf dem Bildschirm steht, kein Versehen. Weichen nur die Ausprägungen ab, etwa „männlich" und „weiblich" gegenüber den Werten in Dynamics 365, öffnen Sie zu dieser Spalte die Werte-Zuordnung und bilden sie einzeln ab.
Können wir einen Import erst simulieren, bevor Daten geschrieben werden?
Ja, die Simulation ist ein eigener Lauf. Danach steht je Blatt eine Bilanz mit vier Zahlen: angelegt, aktualisiert, simuliert, fehlgeschlagen. Nach dem Lauf steht je Blatt eine Bilanz mit vier Zahlen: angelegt, aktualisiert, simuliert, fehlgeschlagen. Das Ergebnis lässt sich als Excel herunterladen, jeder Durchgang trägt eine Import-Nummer. Sie sehen also vorher, was passiert wäre, und hinterher, was passiert ist.
Müssen wir die Zuordnung bei jedem Import neu aufbauen?
Nein. Ein Durchgang lässt sich am Ende als Profil speichern, mit Name und Beschreibung. Beim nächsten Upload stehen die gespeicherten Profile unter der Blattübersicht, eines davon mit der Markierung „Passt zur Datei"; ein Klick auf „Verwenden" füllt Blätter, Zuordnungen und Import-Modus aus. Wer lieber von vorn anfängt, wählt „Ohne Profil fortfahren".
Was kostet das Import Studio, und läuft es auf unserer Dynamics-Version?
Dazu steht auf der Produktseite bewusst nichts. Preis, Lizenzmodell, Voraussetzungen an Ihre Umgebung und die Frage, wie groß Ihre Dateien werden dürfen, hängen an Ihrem Setup, und wir behaupten dazu nichts, bevor wir es gesehen haben. Das klären wir im Gespräch, zusammen mit der Frage, welche Ihrer Importe überhaupt dafür in Frage kommen.
Nächster SchrittLassen Sie sich zeigen, was Ihr Fachbereich
Lassen Sie sich zeigen, was Ihr Fachbereich
selbst importieren kann.
Wir gehen in einer Demo einen Ihrer typischen Importe durch: welche Datei, welche Blätter, welche Zielfelder — und an welcher Stelle weiterhin jemand mit Datenmodell-Wissen danebensitzen sollte.
Wo Sie Importe heute vergeben, verschiebt sich die Arbeit ins Haus — und damit der Aufwand, der bisher beim Dienstleister anfällt. Ob sich das rechnet, hängt daran, wie oft Sie importieren. Diese Rechnung stellen Sie besser auf als wir, wir liefern die Grundlage dafür.