Verbandsmanager Online

Der Verbandsmanager Online vereint viele Aufgabengebiete zu einer mächtigen Lösung, mit der Sie ihren kompletten Verband steuern, verwalten und zukunftssicher machen. 


Unsere Zielgruppe

Ob Berufsverband, Sportbund oder Forschungsgemeinschaft - jeder der gut 10.000 Verbände in Deutschland hat seine ganz spezifischen Aufgaben zu erfüllen. Klar, dass eine einfache Adressverwaltung, ein gewöhnliches CRM oder eine starre Standardsoftware den damit verbundenen Herausforderungen nur unzureichend gewachsen sind. So müssen die Mitarbeiter von Verbänden tagtäglich tausende von Excel-Dateien aktualisieren, Daten händisch von einer Insellösung in die andere übertragen und ihre Arbeitsabläufe mühsam an die gekaufte Software anpassen statt umgekehrt.

Abhilfe schafft der Verbandsmanager Online! 
Als Business Solution auf Basis von Microsoft Dynamics CRM bringt er alle notwendigen Standards bereits fertig mit und passt sich dem jeweiligen Verbandsgeschehen individuell an.

Moderne Technik

Die komplette Lösung ist Responsive. Somit lässt sich der Verbandsmanager Online sowohl am PC, wie auf dem Tablet oder auf dem Handy im vollen Umfang nutzen. 

Unsere Module im Überblick 

Mitgliedermanagement 

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Komplexe Beziehungen, einfach gemanagt
Im Gegensatz zu einer einfachen Vereinsverwaltung sind in Verbänden komplexe Mitgliedsstrukturen abzubilden: Mitglieder sind in der Regel Unternehmen, oft mit mehreren Standorten, meist mit vielen Mitarbeitern, die teilweise unterschiedliche Mitgliedsrechte besitzen. Außerdem können Mitgliedsunternehmen Sponsoren sein, Mitglieder als Sprecher auf Veranstaltungen oder Vorsitzende von Arbeitskreisen auftreten und vieles andere mehr. 

Der Verbandsmanager Online verfügt über alle notwendigen Felder und Entitäten, um diese Komplexitäten ohne Doppelerfassung von Daten bequem zu verwalten.

Häufig betreiben mehrere Verbände eine gemeinsame Mitgliederverwaltung oder sind als mehrere juristische Personen organisiert, etwa als e. V. und zugehörige Service-GmbH. Dann ist es wichtig, dass der Verbandsmanager Online mandantenfähig ist und jeder Kontakt einer bestimmten, mehreren oder allen Organisationen zugeordnet werden kann. 

Ein ausgefeiltes Berechtigungssystem regelt, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen und ggf. verändern darf.

Zentrale Schaltstelle des Verbandsmanagers Online ist das Aktivitätsmanagement, das eine lückenlose Historie über die Mitgliederverwaltung ermöglicht und die Mitgliederakquise unterstützt. Hier werden Serien-E-Mails oder Briefe ebenso unterstützt wie ein Dokumentenmanagement mit direkter Anbindung an Word und Outlook. Die Outlook-Schnittstelle erlaubt es auch, alternativ zur Eingabe in Microsoft Dynamics CRM-Daten direkt aus Outlook heraus zu erfassen.

Zahlreiche Standardfunktionen bis hin zur Erstellung von Spendenquittungen und Mitgliederausweisen runden das Bild ab. Formulare und Ausdrucke jeglicher Art können durch speziell angepasste Vorlagen mit der Microsoft Reporting Engine individuell gestaltet werden.

Veranstaltungsmanagement 

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Auch beim Management von Veranstaltungen geht es um Beziehungen: Veranstaltungsorte, technische Ausrüstung, Hotels und Sponsoren, aber natürlich auch Sprecher, Sessions und Teilnehmer wollen verwaltet sein, damit am Veranstaltungstag alles rund läuft. 

Und auch die Tagesordnung, Workshop-Beschreibung oder das Sitzungsprotokoll müssen erstellt, verteilt und abgelegt werden.

Um all diese Aufgaben kümmert sich souverän das Veranstaltungsmodul im Verbandsmanager Online. Ob Seminar, Kongress, Arbeitskreissitzung oder online-Event: Ist die Veranstaltung erfasst, können sich Teilnehmer dazu online anmelden, werden Teilnehmerlisten und Namensschilder automatisch gedruckt und hinterher die korrekten Rechnungen gestellt.

Veranstaltungsorganisation ist Teamwork. Deshalb ist es gut zu wissen, dass mit dem Verbandsmanager Online jeder einzelne Schritt nachvollziehbar dokumentiert wird. So hat jeder Mitarbeiter den vollen Überblick über das gesamte Projekt - in der hektischen Vorbereitungszeit ebenso wie in einem Jahr, wenn der erfolgreiche Kongress wiederholt werden soll und man das Rad nicht wieder neu erfinden möchte.

Fakturieren 

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Die Fakturierung im Verband ist nicht trivial: wie hoch ist der individuelle Mitgliedsbeitrag, soll die Rechnung an das Unternehmen oder den Mitarbeiter gehen, wird sie vom Verband oder der Service-Organisation ausgestellt, welche Mehrwertsteuer gilt? 

Diese und viele andere Fragen gilt es nicht nur zu beantworten, sondern vor allem die Abläufe so zu automatisieren, dass Fehlerquellen minimiert werden.

Schon mit der Berechnung des Mitgliedsbeitrages ist Standard-Software häufig überfordert: Oft ist der Beitrag von Faktoren wie der Unternehmensgröße oder der Anzahl von Standorten abhängig. Hinzu kommen vielfach Zusatzoptionen wie kostenpflichtige Einträge in Verzeichnissen, die bei­spielsweise nach der Anzahl belegter Kategorien berechnet werden. Im feschen Verbands­ma­nager können solche Optionen von berechtigten Mitarbeitern des Mitglieds online gebucht und ausge­füllt werden und finden automatisch Eingang in eine korrekte und transparente Rechnungslegung.

Ob im internationalen Waren- und Dienstleistungsverkehr oder bei Zusatzprodukten wie Abonnements, Büchern oder Versicherungen: Der Verbandsmanager Online sorgt für die Einhaltung aller gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften. Optionale Schnittstellen übertragen alle anfallenden Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung und die offenen Posten zurück in die zentrale Datenbank. So kann sich jeder berechtigte Nutzer informieren, ob ein Mitglied alle Rechnungen bezahlt hat oder beispielsweise ein Mahnbescheid beantragt wurde.

Erweiterungen für den Verbandsmanager Online 

Mitglieder-Self-Service

Abends nach dem Termin noch schnell die neue Handynummer eintragen? In der Meeting-Pause ganz fix das aktualisierte Portfolio hochladen? Oder von unterwegs mal eben eine neue Dienst­leistung im Angebotsprofil ergänzen? Kein Problem dank des Mitglieder-Self-Services im feschen Verbandsmanager. Mit diesem Angebot können eingetragene Nutzer ihre Mitgliedsdaten beim Verband über das Internet selbst verwalten – bequem, einfach und rund um die Uhr.

Webanbindung

Nahezu alles, was an Informationen anfällt, soll heutzutage auch ins Web gestellt werden. Alle, die ihre Mitgliederlisten, Veranstaltungsausschreibungen oder Sitzungsprotokolle dafür nicht noch einmal extra abtippen wollen, sind mit dem feschen Verbandsmanager bestens bedient.

Dieser ermöglicht es nämlich, alle einmal erfassten Informationen wahlweise im öffentlichen Web oder einem Zugangs-geschützten Intranet für Mitglieder und Mitarbeiter zu veröffentlichen.  
 

Online Buchungsportal

Teilnehmer können sich über das Buchungsportal direkt zu einer Veranstaltung anmelden. Diese Daten werden dann automatisch an den Verbandsmanager Online weitergereicht. Neben einer Buchungsbestätigung erhält der Teilnehmer auch einen Link, um seine Anmeldung wieder zu stornieren. Binden Sie einen individuellen Veranstaltungslink auch in ihre Newsletter oder Webseiten ein und leiten somit ihre Teilnehmer auf die Buchungsplattform des Verbandsmanager Online. 

Erfolgreiches Projektmanagement im Verbandsumfeld

 Wir zeigen Ihnen im neuen "Partner der Verbände" Magazin die Mehrwerte eines modernen Projektvorgehens. Erfahren Sie viele hilfreiche Dinge, wie Si